POLÍTICA Y TRATAMIENTO DE DATOS

Beauty and Health Cosmetics S.A.S., en ejercicio de sus actividades administrativas y comerciales, dará tratamiento de información y datos personales, bajo los siguientes principios que, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, constituyen las reglas para la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

a) Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.

b) Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

c) Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por Beauty and Health Cosmetics S.A.S., estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual será informada al respectivo titular de los datos personales.

 d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, no podrán utilizarse datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales se garantiza el derecho del Titular a obtener de Beauty and Health Cosmetics S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

f) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de la Beauty and Health Cosmetics S.A.S., será de medios.

g) Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por Beauty and Health Cosmetics S.A.S., serán objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación,  pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.

h) Principio de confidencialidad: Beauty and Health Cosmetics S.A.S. se compromete a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

De conformidad con las normas legales vigentes, se acogen las siguientes definiciones, que serán aplicadas a los procedimientos de tratamiento de información establecidos dentro de Beauty and Health Cosmetics S.A.S.: 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Para los efectos de la presente resolución, la responsable del tratamiento de datos personales del personal administrativo o usuarios comerciales es Beauty and Health Cosmetics S.A.S., con Número de Identificación Tributaria NIT: 901170402-4, domiciliada en la ciudad de Medellín, Antioquia - Colombia.  Dirección: Calle 53 # 42-10, Teléfono 5819066

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Dato sensible:  Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Beauty and Health Cosmetics S.A.S., únicamente podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

PARAGRAFO: Para el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo en los casos expresamente señalados en la presente Resolución.

Beauty and Health Cosmetics S.A.S. garantizará el cumplimiento de la normatividad especial que regula el tema de protección de los menores de edad, en consecuencia, se prohíbe el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Por lo anterior, sólo se suministrará información a sus representantes o tutores, previa solicitud escrita donde se acredite dicha calidad.

Cuando la información sea requerida por un tercero, será necesaria la correspondiente autorización escrita de los representantes o tutores de los menores.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales y atención de consultas y reclamos en Beauty and Health Cosmetics S.A.S. estará a cargo de:

a) La Dirección de Asesorías comerciales, será la responsable del tratamiento de la información de los clientes (venta al                 detal y por mayor).​

b) La Dirección de Gestión Humana, bajo los lineamientos del Representante legal y de la Dirección Jurídica, será la  responsable del tratamiento de la información laboral de los trabajadores.

c) La Dirección de Compras, bajo los lineamientos del Representante legal, será la responsable del tratamiento de la información de proveedores y laboratorios. 

d) La Dirección de Tecnología, bajo los lineamientos del representante legal, será la responsable de la custodia y la    seguridad de la información que se encuentre en los servidores donde operan los sistemas de información empresarial.

PARÁGRAFO PRIMERO: Los permisos para acceder a la documentación física y digital y a la información electrónica, serán otorgados por el Representante Legal en compañía de la Dirección encargada.

Beauty and Health Cosmetics S.A.S., como responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

​b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

​c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

​d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

​e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada,      comprobable y comprensible.

​f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

​g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

​h)Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

​i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

​j) Tramitar las consultas y reclamos formulados.

​k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

​l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

​m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Beauty and Health Cosmetics S.A.S., se reserva, en los eventos contemplados en la Ley y en su normatividad interna, la facultad de mantener y clasificar determinada información que repose en sus bases de datos, como confidencial, tales como los registros de propiedad de los productos y demás percibida en las relaciones comerciales con sus proveedores o laboratorios.

De conformidad con la normatividad nacional vigente, el Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Beauty and Health Cosmetics S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Beauty and Health Cosmetics S.A.S., salvo en los casos en que no sea necesaria, de conformidad con la presente Resolución.

c) Ser informado por Beauty and Health Cosmetics S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las reclamaciones correspondientes de conformidad con lo establecido por la normatividad nacional vigente.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Beauty and Health Cosmetics S.A.S. recolectará, almacenará, usará, procesará, clasificará y circulará los datos personales y otra información del Destinatario o Titular únicamente para las finalidades descritas y usos autorizados en la presente Resolución y en las leyes vigentes. En consecuencia, el Destinatario o Titular autoriza expresamente a Beauty and Health Cosmetics S.A.S., entre otros tratamientos acordes con las finalidades de datos, para la recolección, almacenamiento, clasificación, uso y circulación de sus datos personales para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias:

1.   Evaluar e identificar el impacto de Beauty and Health Cosmetics S.A.S. a través del desenvolvimiento comercial (mercadeo) de los Destinatarios de los productos y así establecer acciones de mejora.

2. Enviarle información y comunicados sobre la oferta comercial, beneficios, noticias de Beauty and Health Cosmetics S.A.S. e información relevante para el Destinario.

3.  Prestar asistencia, servicio y soporte técnico de nuestros productos y servicios.

4.  Analizar, monitorear y estudiar la información de la Base de Datos para mantener, aumentar   y mejorar   los   servicios   ofrecidos   por   Beauty and Health Cosmetics S.A.S.

5.  Suministrar a las autoridades competentes la información que sea requerida en cumplimiento de las leyes, regulaciones o procesos judiciales o administrativos.

6.  Prevenir problemas técnicos y detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de Beauty and Health Cosmetics S.A.S. o de otros.

7.  Proteger los derechos de propiedad de Beauty and Health Cosmetics S.A.S., de los Destinatarios, y de los Destinatarios de la Base de Datos.

8. Responder requerimientos de los Destinatarios, confirmar su asistencia a eventos, ratificación de información, presentación de propuestas, confirmación de datos y facturación de servicios.

9. Establecer comunicación entre Beauty and Health Cosmetics S.A.S. y los Destinatarios para cualquier propósito relacionado con ofertas publicitarias y mercadeo electrónico de cualquier producto o servicio de Beauty and Health Cosmetics S.A.S. o de terceros.

10. Evaluar la calidad de los servicios prestados, el posicionamiento en el mercado de Beauty and Health Cosmetics S.A.S., calidad, entre otros, con miras al mejoramiento continuo de la marca.

11. Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los servicios de la Beauty and Health Cosmetics S.A.S.

La información personal que se encuentre bajo Tratamiento de Beauty and Health Cosmetics S.A.S., en calidad de Responsable de la misma, podrá suministrarse a las siguientes personas:

a) A los Titulares, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Beauty and Health Cosmetics S.A.S.

b) A los causahabientes o representantes legales de los Titulares, cuando acrediten dicha calidad.

c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley, una vez sea presentada la prueba escrita de la autorización.

d) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

Los derechos de los Titulares establecidos en la presente Resolución, podrán ejercerse por las siguientes personas:

​a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Beauty and Health Cosmetics S.A.S.

​b) Por los causahabientes, representantes y/o apoderados del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

​c) Por estipulación a favor de otro o para otro.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de Beauty and Health Cosmetics S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.

No obstante, la autorización no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

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La autorización del Titular de la información deberá constar en un documento escrito físico o electrónico, según modelo generado por Beauty and Health Cosmetics S.A.S., el cual será puesto a disposición del Titular en las siguientes instancias:

a) Los Trabajadores deberán emitir su autorización según el formato y procedimiento establecido por Beauty and Health Cosmetics S.A.S. en el momento de suscribir su contrato de trabajo.

b) Los contratistas o proveedores que presten por primera vez sus servicios a Beauty and Health Cosmetics S.A.S., deberán emitir su autorización según el formato y procedimiento establecido por Beauty and Health Cosmetics S.A.S. en el momento de celebrar el acuerdo comercial.

c) Los usuarios (distribuidoras y clientes detal) deberán emitir su autorización según el formato y procedimiento establecido por Beauty and Health Cosmetics S.A.S. en el momento de acceder al servicio.

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

PARÁGRAFO: Existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse:

​a) La revocación Total de las finalidades consentidas, esto es, que Beauty and Health Cosmetics S.A.S., deba dejar de tratar por completo los datos del titular.

 b) La revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo algunos fines del tratamiento que Beauty and Health Cosmetics S.A.S., de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

De conformidad con la finalidad del tratamiento de datos personales, Beauty and Health Cosmetics S.A.S. almacenará la información, de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los datos del titular.

Los titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de Beauty and Health Cosmetics S.A.S. En consecuencia, Beauty and Health Cosmetics S.A.S. garantiza el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de 5 días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de Beauty and Health Cosmetics S.A.S., debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante esta.

Beauty and Health Cosmetics S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste, que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

 Beauty and Health Cosmetics S.A.S., tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes. 

Beauty and Health Cosmetics S.A.S., podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, que deberán ser informados y que se pondrán a disposición de los interesados.

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Beauty and Health Cosmetics S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Beauty and Health Cosmetics S.A.S.

PARÁGRAFO: El derecho de cancelación no es absoluto y Beauty and Health Cosmetics S.A.S., puede negar el ejercicio del mismo cuando:

​a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a Beauty and Health Cosmetics S.A.S., la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

 La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los siguientes medios:

a) Documento físico: radicado en la dirección CALLE 53 #42-10 centro Medellin-Antioquia

b) Atención telefónica: a través de la línea única: Fijo 5819066

c) Medio electrónico: a través del Correo electrónico: habeas.data.classbeauty@gmail.com

​PARÁGRAFO. Los reclamos o solicitudes presentados por los titulares deberán ser notificados por la persona encargada de la dependencia correspondiente según la materia, quien será el encargado de dar trámite a las mismas.

Las solicitudes para presentar reclamos sobre la información personal deberán contener, como mínimo, la siguiente información:

a) El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta

 b) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.

 c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

d) Otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales, cuando fuere necesario.

Si el reclamo resulta incompleto, Beauty and Health Cosmetics S.A.S. podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que Beauty and Health Cosmetics S.A.S. no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al solicitante, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos.

Beauty and Health Cosmetics S.A.S. podrá transferir la totalidad de su información,  para todas las relaciones que puedan establecerse con otros países, en ejercicio de sus actividades, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con el presente Acuerdo.

Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, Beauty and Health Cosmetics S.A.S., tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar las Política contenidas en el presente Acuerdo, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos relativos a la relación propia con Beauty and Health Cosmetics S.A.S., y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito diferente.

Beauty and Health Cosmetics S.A.S., también puede intercambiar Información Personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro país y terceros participantes en procedimientos legales, en los siguientes casos:

​a) Para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia.

b) Para cumplir con procesos jurídicos.

c) Para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distinto a las de su país de residencia.

d) Para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad.

El presente Acuerdo rige a partir de la fecha.